Historia zmian

Prostsze operacje księgowe dzięki modułowi płatności

W ciągu ostatnich miesięcy skoncentrowaliśmy się na intensywnej pracy nad nowym modułem, który znacząco ułatwi operacje księgowe oraz obsługę płatności związanych z rezerwacjami.

Jest to druga iteracja płatności online, co umożliwi klientom nie tylko regulację opłat za rezerwację, ale także dokonywanie online płatności za mandaty, dodatkowy przebieg, kary umowne oraz inne opcjonalne dodatki.

Co się zmieniło?

Zakładka "Płatności" zawiera pełną listę wszystkich obciążeń wynikających z rezerwacji. Klient ma teraz możliwość regulowania tych obciążeń poprzez płatność online, przelew bankowy lub gotówkę.

Zarówno obciążenia, jak i dokonane płatności mogą być opatrzone komentarzem, umożliwiającym dodanie adnotacji, takich jak numer mandatu czy zakupiony pakiet dodatkowych kilometrów. System nie narzuca ograniczeń dotyczących używania komentarzy.

Co więcej, w przypadku płatności online, komentarz do płatności jest teraz widoczny w mailu zawierającym link do płatności.

Lista płatności związanych z danym obciążeniem jest dostępna w sekcji szczegółów. Nawet w przypadku, gdy klient decyduje się opłacić dane obciążenie w ratach, system jest w stanie obsłużyć tę sytuację, umożliwiając elastyczność w uregulowaniu zobowiązań.

Płatności online

Najwięcej uwagi poświęciliśmy płatnościom online, które przynoszą korzyści zarówno wypożyczalni, jak i klientowi dokonującemu rezerwacji samochodu. Gdy funkcja płatności online jest aktywowana w Twojej wypożyczalni, cała komunikacja z klientem dotycząca konieczności uregulowania obciążenia odbywa się automatycznie.

Po wygenerowaniu umowy elektronicznej, klient otrzymuje e-mail z potwierdzeniem rezerwacji oraz dodatkowy e-mail z linkiem do płatności online:

Płatności online czyli przyspiesz obsługę rezerwacji

Zapomnij o terminalu płatniczym i żmudnym rozliczaniu wpłat gotówkowych. Platforma Renthelp właśnie otrzymała nową aktualizację, która dodaje funkcję płatności online 🎉

Przedstawiamy pierwszą część dużego modułu płatności

Płatności online obsługuje operator płatności Stripe – lider na międzynarodowym rynku. Integracja pozwala na płatności kartami płatniczymi, blikiem oraz przelewem internetowym we współpracy z Przelewy24.

Co zawiera pierwsza część wdrożenia?

✉️ w mailu z potwierdzeniem rezerwacji widoczny będzie przycisk pozwalający opłacić rezerwację online 🚗 informacja o opłaceniu rezerwacji widoczna będzie w szczegółach rezerwacji 💰 Renthelp nie przetwarza Twoich środków, rozliczasz się bezpośrednio ze Stripe 📅 w panelu Stripe harmonogram wypłat możesz ustawić samodzielnie 💳 jeśli nie chcesz droższych sposobów płatności, możesz je wyłączyć w panelu Stripe

Prowizja już od 1,7% w zależności od sposobu płatności – aktualne stawki sprawdzisz w ustawieniach płatności w systemie.

Przejdź do ustawień płatności online

Jak to działa i wygląda?

Po wygenerowaniu umowy elektronicznej, jeśli posiadasz włączone płatności online, w mailu z potwierdzeniem rezerwacji pojawi się nowa sekcja z przyciskiem do opłacenia rezerwacji.

Bramka płatności

Po kliknięciu klient zostanie przeniesiony na stronę z płatnością. W przypadku obcokrajowców, strona automatycznie wykrywa język użytkownika i dobiera metody płatności do możliwości danego regionu.

Potwierdzenie płatności

Po opłaceniu rezerwacji klient otrzymuje maila z potwierdzeniem płatności.

Podgląd statusu płatności

Po stronie systemu dla pracowników wypożyczalni widoczny jest status płatności.

Dalsze plany rozwoju modułu płatności

Aktualnie pracujemy nad rozbudową interfejsu do zarządzania płatnościami. Chcemy umożliwić obsługę logowania wpłat gotówkowych, płatności w terminalu płatniczym, mandatów, kaucji oraz innych dodatkowych kosztów rezerwacji. Wybór Stripe jako naszego operatora płatności otworzył nam drogę do zaoferowania obsługi kaucji również w formie preautoryzacji na karcie płatniczej.

Integracja z narzędziem do weryfikacji klientów

Integracja z Rentbase – narzędziem do weryfikacji klientów właśnie ujrzała światło dzienne! 🚀

Jak to działa?

Po utworzeniu rezerwacji nasz system odpytuje usługę Rentbase w celu weryfikacji danych klienta. Im więcej danych klienta mamy, tym większa pewność do wyniku. W szczegółach rezerwacji przygotowaliśmy specjalny komponent, który pokazuje wynik weryfikacji.

Jak skorzystać z integracji?

To bardzo proste, sprowadza się do trzech kroków:

1. Wejdź na stronę rentbase.pl
2. Podpisz umowę z Rentbase
3. Wprowadź dane logowania w ustawieniach Renthelp w celu włączenia integracji

Specjalna oferta

Kontaktując się z Rentbase powołaj się na nas, otrzymasz 5 miesięcy usługi Rentbase gratis!

Nowy kalendarz rezerwacji

Najnowsza aktualizacja sytemu przynosi znaczące usprawnienia w zarządzaniu rezerwacjami i flotą pojazdów. Przedstawiamy nasz ulepszony kalendarz, który zastępuje tradycyjny widok kalendarza bardziej intuicyjnym i przejrzystym graficznym interfejsem.

Zarządzanie dużą flotą samochodów niesie za sobą wiele wyzwań. Tradycyjne kalendarze mogą stać się nieczytelne i skomplikowane przy dużej liczbie pojazdów. Mamy zaszczyt zaprezentować nasz usprawniony kalendarz, który zapewnia łatwiejsze i bardziej intuicyjne zarządzanie rezerwacjami.

Nowy widok graficzny kalendarza przedstawia pojazdy w układzie pionowym, a czas i rezerwacje w układzie poziomym. Dzięki temu, na pierwszy rzut oka możecie zobaczyć całą flotę samochodów w sposób przejrzysty i czytelny. Teraz będziecie mogli szybko zidentyfikować dostępne samochody, które można wynająć w danym terminie, oraz śledzić aktualne rezerwacje. Ten nowy układ graficzny sprawia, że zarządzanie flotą staje się łatwiejsze i bardziej efektywne.

Oto kilka kluczowych korzyści, jakie przynosi nasz ulepszony kalendarz:

• Intuicyjne wyświetlanie: Dzięki graficznemu interfejsowi możecie szybko i wygodnie przeglądać dostępne samochody oraz terminy rezerwacji, nawet przy dużej liczbie pojazdów. Kolory rezerwacji odpowiadają statusom, które znajdziecie na liście rezerwacji.
• Łatwiejsze planowanie: Nowy układ pionowo-poziomy umożliwia łatwe skanowanie kalendarza i identyfikowanie wolnych terminów. To ułatwia planowanie i optymalne wykorzystanie floty.
• Szczegółowe informacje: Klikając na poszczególny samochód lub rezerwację, otrzymujecie pełne informacje, takie jak dane klienta, okres wynajmu i inne szczegóły. Dzięki temu możecie śledzić rezerwacje w sposób bardziej efektywny.

Jesteśmy przekonani, że nasz ulepszony kalendarz znacząco ułatwi Wam zarządzanie flotą samochodów. Wprowadzając te usprawnienia, chcemy zapewnić Wam jeszcze lepsze narzędzia do skutecznego prowadzenia wypożyczalni samochodowych.

Przegląd zmian: maj 2023

W nowej aktualizacji wprowadziliśmy szereg usprawnień, które mają na celu zwiększenie komfortu korzystania z naszej platformy.

Nowa wersja oferuje ulepszenia procesu przedłużania rezerwacji, udoskonalenia w komunikacji e-mail oraz możliwość włączenia przypomnienia dla klienta wypożyczalni o rezerwacji na następny dzień.

Zdalne przedłużanie rezerwacji

Główne usprawnienia w najnowszej aktualizacji dotyczą procesu przedłużania rezerwacji. Od teraz, pracownik wypożyczalni ma możliwość skalkulowania i wysłania nowej oferty przedłużenia rezerwacji do klienta za pomocą wiadomości e-mail.

Po akceptacji proponowanych warunków przez klienta, pracownik wysyła kod autoryzacyjny SMS, który automatycznie przedłuża zarezerwowany termin w kalendarzu dla danego pojazdu.

Dzięki temu klient nie musi być fizycznie obecny, aby przedłużyć rezerwację, co jest szczególnie przydatne, jeśli znajduje się na drugim końcu kraju.

Aneks do umowy nadal wymaga podpisania przed zwrotem pojazdu(można to zrobić odbierając pojazd od klienta). Wierzymy, że te zmiany znacznie upraszczają i usprawniają proces przedłużania rezerwacji.

Ulepszenia w komunikacji e-mail

Kolejnym elementem aktualizacji jest usprawnienie komunikacji e-mail. Najnowsza wersja wprowadza szereg ulepszeń, które mają na celu zwiększenie czytelności i skuteczności komunikacji.

Wprowadziliśmy nowy format e-maili, który jest bardziej przejrzysty i łatwiejszy do zrozumienia. Dzięki temu, klienci będą mogli szybciej i łatwiej znaleźć potrzebne informacje.

Przypomnienia o rezerwacji na następny dzień

W odpowiedzi na potrzeby naszych klientów, wprowadziliśmy także nową funkcję przypomnienia o rezerwacji na następny dzień. Ta funkcja pozwala na automatyczne generowanie i wysyłanie przypomnień o zbliżających się rezerwacjach. W celu włączenia przypomnień poprosimy o kontakt z nami.

Moduł serwisowy i ulepszenia

W najnowszej aktualizacji wprowadziliśmy moduł serwisowy. Teraz z jednego miejsca możesz zarządzać kalendarzem rezerwacji oraz serwisami swojej floty 🎉

🔧 Moduł serwisowy

Moduł serwisowy pozwoli Ci zarządzać serwisami samochodów. Dodając serwis, automatycznie blokowany jest czas w kalendarzu, uniemożliwiając przypadkowe wynajęcie pojazdu w tym samym czasie. Kończąc serwis możesz również zaznaczyć, które z zaplanowanych prac faktycznie zostały wykonane.

Tworząc serwis możesz dodać dowolną akcję, która zostanie podczas niego zrobiona. W szczegółach pojazdu znajdziesz podgląd serwisów zaplanowanych, w trakcie oraz zakończonych z możliwością prostego przejścia do szczegółów.

✨ Ulepszona widoczność postępu dodawania

Aby ułatwić Ci poruszanie się po naszej aplikacji na tablecie lub smartfonie uprościliśmy widoczność postępu podczas dodawania rezerwacji lub pojazdu do floty.

🔐 Hasła do dokumentów w plikach PDF

Uprościliśmy dostęp do dokumentów umowy i protokołów, przy zachowaniu tego samego poziomu bezpieczeństwa. Od teraz Twoi klienci zamiast archiwum ZIP, będą otrzymywać bezpośrednio plik PDF z hasłem. Nadal mogą oni logować się do dokumentów w ten sam sposób, tj. PESELem lub nr. prawa jazdy.

Przegląd zmian: marzec 2023

W marcu wprowadziliśmy wiele ulepszeń do naszego systemu, które sprawią, że korzystanie z niego będzie jeszcze prostsze i przyjemniejsze. Poniżej przedstawiamy listę zmian, które już teraz dostępne są dla każdej wypożyczalni.

Procentowy udział własny

Wprowadziliśmy możliwość ustawiania % udziału własnego zamiast kwotowego. Konfigurując ofertę wystarczy przełączyć tryb.

Brak limitu kilometrów

Od teraz jest możliwość zaoferowania klientom opcji braku limitu kilometrów podczas rezerwacji pojazdu. W polu z limitem wystarczy wpisać 0. To świetna funkcja dla osób, które planują długie podróże i nie chcą martwić się o ewentualne dodatkowe koszty związane z przejechanymi kilometrami.

Dodawanie zdjęć do modułu uszkodzeń

Aby ułatwić zarządzanie uszkodzeniami pojazdów oraz zgłaszanie ewentualnych problemów, dodaliśmy możliwość dodawania zdjęć do modułu uszkodzeń. Teraz możecie łatwo udokumentować wszelkie usterki.

Zmiana mechanizmu bezpieczeństwa

Aby ułatwić klientom dostęp do podpisanych kopii dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu poziomu bezpieczeństwa, wprowadziliśmy PESEL jako hasło do dokumentów. W przypadku kiedy klient nie ma dodanego numeru PESEL, hasłem jest, jak dotychczas nr prawa jazdy.

Zmiany w dashboardzie

Doskonale wiemy, jak ważnym miejscem w naszym systemie jest dashboard. Aby ułatwić codzienną pracę usprawniliśmy moduł nadchodzących wydań oraz zwrotów dodając filtr podziału na dni.

Przedłużanie rezerwacji

Funkcja, o którą dopytywało najwięcej naszych klientów. Wdrożyliśmy pierwszą wersję przedłużania rezerwacji, która wymaga jedynie podpisu klienta przed zwrotem pojazdu. Kopia podpisanego aneksu tak jak pozostałe dokumenty jest wysyłana na adres email klienta.

Aby przedłużyć rezerwację, wystarczy podczas jej trwania wejść w szczegóły, a następnie z rozwijanego menu akcji wybrać „Przedłuż rezerwację”. W oknie, które się pojawi można dowolnie skonfigurować i nadpisać ofertę względem pierwotnej.

Plan na wiosnę

Aktualnie skupiamy się na wdrożeniu drugiej części przedłużania rezerwacji ze zdalną możliwością potwierdzania aneksu kodem SMS. Dodajemy moduł serwisowy, który pozwoli śledzić naprawy pojazdów we flocie oraz możliwość dodawania pracowników do klienta firmowego. Usprawniamy również proces tworzenia rezerwacji, tak aby była możliwość wyliczenia oferty bez podawania danych klienta.

Przegląd zmian: luty 2023

Luty stoi pod hasłem usprawnień, o które prosiło najwięcej klientów. Co takiego wprowadziliśmy? Zapraszamy do zestawienia nowych funkcji poniżej 👇

Notatki do klienta

Zbieramy opinie o notatkach do rezerwacji, że są bardzo pomocne. Postanowiliśmy dodać podobny mechanizm do klientów, aby ułatwić zapewnianie najwyższego poziomu obsługi klientów. Często pojawiające się mandaty? Rabat na urodziny klienta? A może zapomniane przedmioty osobiste w samochodzie? To i wiele innych notatek, które można dodać znacząco poprawi zadowolenie obsługi klienta.

Wgrywanie dokumentów do pojazdu

Co raz odważniej realizujemy misję – wypożyczalni w jednym miejscu. Ta funkcja znacząco ułatwi zarządzanie flotą. Od teraz z widoku szczegółów pojazdu można dodawać dokumenty polisy ubezpieczeniowej, umowy leasingowej i wielu innych bezpośrednio z komputera czy telefonu.

Pozostałe usprawnienia

Wprowadziliśmy również kilka pomniejszych usprawnień, w tym:

👉 możliwość wysyłki kodów sms na numery z Ukrainy 👉 możliwość precyzyjnego ustawienia poziomu paliwa w protokołach zdawczo-odbiorczych 👉 możliwość podpisywania umowy elektronicznej na komputerze 👉 zapamiętywanie ustawień sortowania rezerwacji 👉 możliwość dodawania rezerwacji z przeszłą datą 👉 możliwość dodawania bezterminowych dokumentów klienta 👉 możliwość dodawania taryf i konfigurowania rezerwacji bez limitów kilometrów

Nowa funkcja: siatki uszkodzeń pojazdów

Dzisiaj wprowadziliśmy nową funkcję, która na pewno ucieszy wielu naszych klientów. Mowa oczywiście o siatkach uszkodzeń.

Do tej pory nasze protokoły zdawczo-odbiorcze zawierały jedynie pole tekstowe z opisem uszkodzeń. Teraz jednak wprowadziliśmy nową funkcję, która otwiera zupełnie nowe możliwości zarządzania uszkodzeniami.

Uszkodzenia są teraz zapamiętywane pomiędzy rezerwacjami, co oznacza, że nie trzeba wprowadzać ich od nowa przy każdej rezygnacji. Dodatkowo, umożliwiliśmy przejście procesu wydań/zwrotów również z poziomu komputerów.

Siatki uszkodzeń wdrożyliśmy także dla umów papierowych. Oznacza to, że od teraz, by wygenerować dokumenty protokołu zdawczo-odbiorczego, należy przejść tą samą ścieżkę, co w przypadku umów elektronicznych. Po przejściu formularza, plik będzie gotowy do wydrukowania w zakładce dokumentów.

W szczegółach pojazdu pojawiła się nowa zakładka – uszkodzenia, w której można zarządzać uszkodzeniami pojazdu. W dokumencie potwierdzającym wydanie oraz odbiór pojazdu również znajduje się siatka pojazdu wraz z wykazem uszkodzeń.

Aktualnie wszystkie pojazdy posiadają wspólną siatkę dla wnętrza i zewnętrza pojazdu. Jednak w najbliższym czasie planujemy dodanie siatki do każdego rodzaju nadwozia, jaki posiadamy w naszym systemie.

Przegląd zmian: grudzień 2022

Grudzień jest dla nas intensywnym miesiącem, wdrożyliśmy szereg usprawnień w systemie:

• dodaliśmy możliwość usuwania pojazdów
• dodaliśmy możliwość wysyłania autoryzacyjnych kodów SMS na europejskie numery telefonów
• dodaliśmy datę ważności badania technicznego oraz ubezpieczenia
• dodaliśmy możliwość dodawania klientów z innych krajów niż tylko Polska
• dodaliśmy możliwość anulowania rezerwacji w dowolnym momencie
• dodaliśmy możliwość archiwizowania rezerwacji
• dodaliśmy identyfikator rezerwacji na liście oraz podglądzie rezerwacji
• dodaliśmy możliwość sortowania wstępnych rezerwacji po datach
• dodaliśmy możliwość pominięcia autoryzacji umowy kodem SMS
• dodaliśmy kartę pobytu jako alternatywny dokument tożsamości
• usprawniliśmy wydajność systemu

Siatki uszkodzeń i serwisy pojazdów

Została nam ostatnia faza testów i ruszamy z nową odsłoną siatek uszkodzeń pojazdów oraz możliwością ich serwisowania 🚀 Jak tylko wdrożymy obydwie funkcje, napiszemy dedykowany post na ich temat.

Wyliczanie przekroczonych kilometrów

W najnowszej aktualizacji systemu usprawniliśmy proces wypożyczania dzięki automatycznemu liczeniu przebiegu jaki przejechał klient. Od teraz nasz system wylicza również ewentualną dopłatę za przekroczenie limitu kilometrów zgodnie z umową.

Udział własny w szkodzie oraz VIN pojazdu

Aktywnie słuchamy Waszej opinii. Wprowadzamy drobne usprawnienia, które zwiększą możliwości naszego systemu dla wypożyczalni samochodów.

Udział własny w szkodzie

Do każdej taryfy pojazdu możesz ustawiać indywidualny udział własny w szkodzie. Znajdziesz go na etapie oferty oraz w edycji taryfy. Początkowa wartość udziału własnego w szkodzie jest taka jak wysokość kaucji. Możesz ją dowolnie dostosować do potrzeb klienta.

VIN pojazdu

Aby ułatwić zarządzanie pojazdami, dodaliśmy możliwość wpisania numeru VIN dla pojazdów we flocie. Numer zostanie naniesiony też na umowę rezerwacji.

Jeszcze w tym roku

Aktualnie kończymy prace nad wizualną siatką uszkodzeń pojazdu oraz zarządzaniem stanu floty. Moduł serwisowy pozwoli kontrolować wymiany części eksploatacyjnych, naprawiać uszkodzenia, bądź logować wizyty pojazdu w ASO.

Możliwość tworzenia notatki do rezerwacji

Aby ułatwić zarządzanie rezerwacjami, wprowadziliśmy możliwość dodawania notatek do rezerwacji. Zapisuj wszystkie ważne informacje, by zapewnić klientowi najlepszą obsługę wynajmu pojazdu.

Notatki można dodawać do każdej rezerwacji, treść jest widoczna tylko dla pracowników wypożyczalni. Treść notatki ze względu na jej czytelność ograniczyliśmy do długości 1000 znaków.

Automatyczne śledzenie przebiegu pojazdu

Aby ułatwić wydawanie i odbieranie pojazdów wprowadziliśmy automatyczne śledzenie przebiegu.

Protokoły zdawczo-odbiorcze

Od teraz, po wejściu w formularz protokołu zdawczo-odbiorczego, system zaciągnie wartość przebiegu z ostatniego protokołu rezerwacji. Proces wydania i odbioru stanie się wygodniejszy!

Podgląd pojazdu

Skoro znamy już przebieg pojazdu uzupełniany każdorazowo przy wydaniu i odbiorze pojazdu, dodaliśmy również podgląd przebiegu w szczegółach pojazdu.

Pracujemy nad rozbudową modułu flotowego o zarządzanie uszkodzeniami i serwisem pojazdu. Posiadanie informacji o przebiegu będzie bardzo przydatne. Dzięki temu, będziemy w stanie na przykład przypominać o konieczności wymiany oleju co rok lub 10 tys. km.