Umowa, protokół i aneks bez drukowania
Renthelp tworzy umowę najmu z danych rezerwacji, klient podpisuje ją na ekranie telefonu lub tabletu, a kopię w PDF dostaje e-mailem. Tak samo powstają protokoły wydania i zwrotu auta oraz aneksy, gdy rezerwacja się zmienia.
14 dni za darmo, bez karty płatniczej
Mniej pracy przy każdym wydaniu auta
Bez przepisywania danych
Klient, auto, terminy, cena, kaucja i limit kilometrów trafiają do umowy prosto z rezerwacji
Bez braków w umowie
Umowy nie wygenerujesz, dopóki w danych klienta brakuje np. prawa jazdy albo dokumentu tożsamości
Potwierdzony numer klienta
Przed podpisem klient wpisuje kod SMS wysłany na numer telefonu z rezerwacji
Kopia u klienta od razu
Umowa, protokoły i aneksy trafiają do klienta e-mailem jako PDF zabezpieczony hasłem
Jasna sprawa przy szkodzie
Przy zwrocie widzisz uszkodzenia zastane przy wydaniu i nowe, ze zdjęciami
Nadprzebieg policzony
Protokół odbioru liczy kilometry ponad limit i dopisuje dopłatę do płatności rezerwacji
Umowa podpisana na ekranie
Generujesz umowę w rezerwacji, a klient od razu dostaje e-mailem jej szkic do sprawdzenia. Przy wydaniu auta przechodzisz z nim przez dane rezerwacji, klient wpisuje kod SMS i podpisuje się na telefonie lub tablecie wypożyczalni.
Szkic umowy e-mailem
Klient sprawdza dane w umowie, zanim przyjedzie po auto
Kod SMS przed podpisem
Kod jest jednorazowy i ważny przez godzinę. Autoryzację można pominąć
Podpis klienta i pracownika
Podpis klienta jest wymagany, podpis pracownika opcjonalny
Kopia w PDF z hasłem
Hasłem jest PESEL klienta, a gdy go nie podano, numer prawa jazdy
Jakie dokumenty powstają na każdym etapie
Każdy dokument powstaje w rezerwacji w chwili, gdy wykonujesz dany krok. Klient dostaje go e-mailem, jeśli w jego danych jest adres e-mail.
| Etap | Co robisz w Renthelp | Co dostaje klient |
|---|---|---|
| Rezerwacja | Generujesz umowę elektroniczną albo papierową | Szkic umowy w PDF do sprawdzenia, przy umowie elektronicznej |
| Podpisanie umowy | Sprawdzasz z klientem dane, wysyłasz kod SMS, klient składa podpis | Kopię podpisanej umowy |
| Wydanie auta | Wypełniasz protokół wydania: przebieg, paliwo, uszkodzenia, czystość, zdjęcia, wpłata i kaucja | Protokół wydania i linki do zdjęć auta |
| Zmiana rezerwacji | Zmieniasz datę lub miejsce zwrotu, cenę, warunki albo dodatki, zatwierdzasz od razu albo wysyłasz klientowi do akceptacji, a system przygotowuje aneks | Kopię podpisanego aneksu |
| Zwrot auta | Wypełniasz protokół odbioru, a system liczy przejechane kilometry i nadprzebieg | Protokół odbioru i linki do zdjęć auta |
Stan auta przy wydaniu i zwrocie
Protokół wydania i odbioru wypełniasz krok po kroku na telefonie lub tablecie. Stan licznika podpowiada się z poprzedniego protokołu, a uszkodzenia zaznaczasz na rysunku auta. Szablon inspekcji dodaje do protokołu pomiary i listę kontrolną, które ustalasz sam.
Własny szablon inspekcji
Pozycje do odczytu, np. poziom oleju, i lista kontrolna, np. gaśnica albo komplet kluczy
Siatka uszkodzeń
Uszkodzenie zaznaczasz na rysunku auta, z poziomem, rodzajem i zdjęciem, na którym zakreślisz miejsce
Zastane i nowe uszkodzenia
Przy zwrocie widzisz, co było przy wydaniu, co jest nowe, a co naprawiono
Dopłata za kilometry
Kilometry ponad limit razy stawka z oferty trafiają do płatności rezerwacji
Przedłużenie najmu z aneksem do podpisu
Gdy umowa jest już podpisana, zmieniasz w rezerwacji datę zwrotu, cenę, warunki albo dodatki. Renthelp pokazuje, co się zmieni, przelicza ofertę i przygotowuje aneks, który klient podpisuje tak samo jak umowę.
Co zostaje, a co się zmienia
Po podpisaniu umowy nie zmienisz klienta, auta ani wydania. Zmienisz zwrot, cenę, warunki i dodatki
Było i będzie
Przed zapisaniem widzisz nowy zwrot, dni rozliczeniowe, kwotę wynajmu, limit kilometrów i dopłatę
Akceptacja przez klienta
Zmianę zatwierdzasz od razu albo wysyłasz klientowi, który potwierdza ją kodem SMS
Aneks z kopią e-mailem
Klient podpisuje aneks na ekranie, a kopię w PDF dostaje e-mailem
Twój wzór umowy i Twoje warunki
Domyślny wzór ma logo i dane Twojej wypożyczalni, a w treści kaucję, udział własny, limit kilometrów i stawkę za każdy dodatkowy kilometr. Jeśli masz już własną umowę, możesz używać jej zamiast niego. Poprzednie wersje wzoru zostają w historii, a podpisane umowy nie zmieniają się po wgraniu nowej.
Własny wzór w .docx
Wstawiasz w pliku tagi, a Renthelp podstawia w nich dane najmu i podpisy, i zapisuje umowę jako PDF. Opcję włączamy na koncie
Firma i osoba prywatna
Osobny wzór dla klienta firmowego i prywatnego. Przy generowaniu umowy wybierasz, którego użyć
OWU pod umową
Regulamin wpisujesz raz w ustawieniach, a domyślny wzór dołącza go do każdej umowy. Po włączeniu opcji klient podpisuje się także pod warunkami
Umowa papierowa
Gdy klient woli papier, drukujesz umowę i protokoły, a w Renthelp oznaczasz umowę jako podpisaną
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa podpisana na ekranie jest ważna?
Umowa najmu samochodu nie wymaga szczególnej formy, więc można ją zawrzeć także w postaci elektronicznej. Klient podpisuje się odręcznie na ekranie, a przed podpisem może potwierdzić swój numer telefonu kodem SMS. Podpisaną umowę Renthelp zapisuje jako PDF i wysyła klientowi. Nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny, więc jeśli wolisz papier, wybierasz umowę papierową.
Do czego służy kod SMS?
Kod potwierdza, że numer telefonu w umowie należy do osoby, która ją podpisuje. Renthelp wysyła go na numer klienta z rezerwacji, a kod jest jednorazowy i ważny przez godzinę. Jeśli klient nie ma przy sobie telefonu, pracownik może pominąć autoryzację.
Czy mogę używać własnego wzoru umowy?
Tak. Wgrywasz plik .docx, w którym zamiast danych wstawiasz tagi, np. imię i nazwisko klienta, numer rejestracyjny, daty wydania i zwrotu, cenę, kaucję i miejsce na podpis. Renthelp podstawia w nich dane najmu i zapisuje umowę jako PDF. Opcję włączamy na koncie, więc napisz do nas. Do tego czasu umowy powstają z domyślnego wzoru z Twoim logo i regulaminem.
Jak klient dostaje dokumenty?
E-mailem, na adres z jego danych: najpierw szkic umowy, potem kopie podpisanej umowy, protokołów wydania i odbioru oraz aneksów. Pliki PDF są zabezpieczone hasłem. Hasłem jest PESEL klienta, a gdy go nie podano, numer prawa jazdy. Zdjęcia auta z protokołu są w wiadomości jako linki.
Co, jeśli klient woli papierową umowę?
Wybierasz umowę papierową. Renthelp generuje umowę i protokoły do wydruku, klient podpisuje je długopisem, a Ty oznaczasz w rezerwacji, że umowa została podpisana. Gdy w danych klienta nie ma adresu e-mail albo numeru telefonu, umowę można podpisać tylko w wersji papierowej.
Co się dzieje, gdy klient przedłuża najem?
Aneks powstaje przy każdej zmianie podpisanej rezerwacji: daty lub miejsca zwrotu, ceny, warunków albo dodatków. Renthelp przelicza wtedy ofertę, w tym limit kilometrów. Klienta, auta ani terminu i miejsca wydania po podpisaniu umowy już nie zmienisz. Zmianę zatwierdzasz od razu albo wysyłasz klientowi do akceptacji: dostaje e-mail i potwierdza ją kodem SMS. Aneks klient podpisuje tak samo jak umowę i dostaje jego kopię e-mailem, a rezerwacja przypomina, żeby podpisać go przed odbiorem auta.
Jak liczony jest nadprzebieg?
Protokół odbioru odejmuje stan licznika przy wydaniu od stanu przy zwrocie. Kilometry ponad limit z oferty mnoży przez stawkę za każdy dodatkowy kilometr, a wynik dopisuje do płatności rezerwacji jako opłatę za przebieg. Przejechany dystans, nadprzebieg i dopłata są też w protokole, który dostaje klient.
Czy mogę zobaczyć umowy i protokoły, zanim założę konto?
Tak. Przykładową umowę oraz protokoły wydania i odbioru możesz pobrać w PDF na tej stronie. Demo Renthelp to z kolei działający system z danymi przykładowej wypożyczalni, w którym są rezerwacje z podpisanymi umowami, protokołami i inspekcjami. Dostęp dostajesz po wypełnieniu formularza demo.
Wydaj kolejne auto bez papierów
Umowy, protokoły i inspekcje na przykładowych danych zobaczysz w demo, a swoje wygenerujesz po założeniu konta.
14 dni za darmo, bez karty płatniczej
Proste i przewidywalne ceny Zobacz pełny cennik →